基于文本的记账软件 Beancount 给了使用者极大的自由,同时也容易让新手感到迷惑,总是有人在问某种情况下的帐该怎么记、要记成什么样。

我在使用 Beancount 时,一直践行着以下两个原则:

  • 关心则记,不关心则不记
  • 有限精力投入,力求详尽以体现真实流水

「关心则记」是一个万能回答,「陈年老账要导入吗?」「信用卡积分变动要记吗?」「电商优惠要记成收入吗?」等等「要不要」的问题,都可以先问问自己:你 Care 这些吗?如果只关心大宗资产账户,一些只有零星交易的小额账户,完全可以忽视;如果只关心总资产,一些交易则不必过分细分到消费账户。这将节省大量的精力。

假设你决心要控制自己的食品支出,则应在精力允许的范围内,为食品类消费制定详尽的支出科目,并记录商家、详情、时间、说明、商品规格等等任何有用的信息。不用担心 Beancount 或 Fava 无法利用这些附加信息,因为账本是文本格式,这些信息在浏览账本回顾时很有用,甚至简单地文本搜索就能帮助你了解自己买过多少次无糖可乐。

解决了「要记什么」和「要记得多详细」的问题,我们才能接着讨论一些如何记得详细的规则或技巧。

Payee 还是子账户?

使用 Payee:

2022-02-21 * "张三" ""
  Assets:Cash                                          -100 USD
  Assets:Recievables

使用子账户

2022-02-21 * "张三借款"
  Assets:Cash                                          -100 USD
  Assets:Recievables:张三

Payee 非常简便,可以方便地查找各种账户往来。但子账户更容易单独统计,麻烦之处在于借出与借入可能要分别开一个 Assets 和 Liabilities 账户。另外,在包含多个 Posting 的交易中,子账户更清晰。比如:

2022-02-01 * "Walmart" "超市结帐"
  Assets:Cash                                          -100 USD
  Liabilities:Payable:李四
  Expense:Food                                          150 USD

不过,如果你有好友在做微商,你们之间的借入、借出、消费、收入恐怕得各建一个子账户了,小心账户数量爆炸。

综上,可优先使用 Payee,针对交易频繁、需要明确追踪的特殊情况,再使用子账户。历史记录也可以通过替换账本内容或利用插件把 Payee 转换成子账户。针对频次低的复杂交易,可以在 Posting 上添加 meta:

2022-02-01 * "Walmart" "超市结帐"
  Assets:Cash                                          -100 USD
  Liabilities:Payable
    payee: 李四
  Expense:Food                                          150 USD

退款(返现、折扣等)是收入还是负支出?

退款记成收入或负支出,都不影响平衡;使用链接 (如^2022-02-21_00001) 也很容易回顾。甚至还可以删掉支出记录,不过这仅限于全额退款,并且与真实流水不一致,给对账造成干扰。我们讨论几个常见的电商场景。

抢茅台

如果抢到了 1500 元的茅台,转手 2500 元卖掉,应该是支出 1500 元、收入 2500 元,而不是酒水消费 -1000 元。如果退掉,记成负支出则最终酒水消费 0 元;记成收入则虚增了 1500 元的收入与支出,若在支出与收入统计中不关注退款,却希望单独统计,则可记录到权益账户(Equity:ExpenseEquity:Income)中。

似乎退款是负支出,转卖则是收入,非常符合直觉。

京东保价

如果买了一台 iPhone,突然市场价格下降,获得了 100 元保价退款,则两种记法看上去没有区别,全凭主观意愿。

Amazon Prime / 京东 Plus 免运费

如果记录运费,则必然要记一条收入来冲抵这笔运费。如果你关心买电商会员到底值不值,还是记下为妙。

购物节折扣

以日常入手价格的八折买下一台笔记本,算是收入两成吗?也许一部分人给出肯定的答案。换一个例子,以 100 万元拍到市值 250 万的房产,按常识来说,只是当时市场价值 250 万,具体收入多少直到卖出的那一刻根据售价计算之后才知道。或许笔记本价格的两成,也应该计入到未变现收入的权益(Equity:Unrealized)中。

经过针对这几个例子的思考总结,可以得出大致结论:

  • 负支出:正常交易流程中发生真实退款
  • 收入:正常交易流程外发生变现,预期之外的退款
  • 权益:有预期变现行为但尚未发生,有独立于支出与收入的统计需要

报销的类目如何体现?

一般报销会简单地记成:

2022-02-21 * "Hilton" "住宿"
  Assets:Cash                                          -500 USD
  Assets:Recievables:Reimburse

如果要体现住宿消费,记成下面这样又显得罗嗦:

2022-02-21 * "Hilton" "住宿"
  Assets:Cash                                          -500 USD
  Expense:Hotel                                         500 USD
  Expense:Hotel                                        -500 USD
  Assets:Recievables:Reimburse

其实可以仅添加一条金额为 0 的 Posting:

2022-02-21 * "Hilton" "住宿"
  Assets:Cash                                          -500 USD
  Expense:Hotel                                           0
  Assets:Recievables:Reimburse

账户内资金流转

如果从多个账户汇总资金到某一账户,再度进行交易,建议按真实转账顺序排列 posting:

2022-02-21 *
  Assets:A                                             -500 USD
  Assets:B                                              -10 USD
  Assets:C                                              510 USD
  Liabilities:D                                        -510 USD

这样更直观。同样出于直观的目的,Beancount 允许在一个交易中,省略一条 Posting 的金额,建议省略在消费、收入、权益的账户上,保留资产负债账户(我们可能在这些账户上使用 balance 校对余额)的金额,这样更方便对账。如果 Posting 过多或金额数字杂乱,建议不省略任何金额,以求查看文本账本时不需要再按计算器。

多成员消费怎么记?

如果你有两只宠物猫,今天去了宠物医院分别做了检查和治疗,则可使用 Posting 的 meta 来记录成员消费:

2022-02-21 *
  Assets:Cash                                         -1000 USD
  Expenses:Pet                                          200 USD
    member: 'A'
  Expenses:Pet
    member: 'B'

多成员消费理论上也可以用子账户来记,不过鉴于消费科目一般较多,可能会导致子账户爆炸。

Fava 怎么方便地查看交易备注?

使用 ; 添加的注释会被 Beancount 忽略,如果要针对 Posting 添加说明,仍可以利用万能的 meta:

2022-02-21 * "Walmart" "超市购物"
  Assets:Cash                                          -200 USD
  Expenses:Food                                        -150 USD
  Expenses:Other
    narration: "打破玻璃杯赔付款"

摊销、分期类交易怎么记?

如果你在年初时预付这一年的房租,简单记录为房租支出,那么 1 月份支出就会偏高,其他月份支出就会偏少。当你评估在这个城市的生活成本时,不得不去关注整年的总消费;如果有多宗周期交叉的预付支出,就更难以了解每个月的实际情况。按理来说,预付一年的房租,资产的确在支付时减少了;但消费是逐月落实的。合理的记法应该是:

2022-01-01 * ^rent-2022
  Assets:Cash                                        -12000 USD
  Expenses:Rent                                        1000 USD
  Equity:Prepayment

2022-02-01 * ^rent-2022
  Equity:Prepayment                                   -1000 USD
  Expenses:Rent

2022-03-01 * ^rent-2022
  Equity:Prepayment                                   -1000 USD
  Expenses:Rent

如果是提前一个月支付:

2021-12-01 * ^rent-2022
  Assets:Cash                                        -12000 USD
  Expenses:Rent                                           0
  Equity:Prepayment

2022-01-01 * ^rent-2022
  Equity:Prepayment                                   -1000 USD
  Expenses:Rent

;...

值得留意的是,Beancount 允许我们提前记下未来的交易,这些交易若只涉及权益和消费账户,是不影响资产统计的;同时也很容易地以时间参数来过滤掉这些未来交易。

或者使用 meta 来描述这种周期特性,设定合同的开始日期、周期长度等信息,可使用 beancount-periodic 插件来自动处理这些周期交易:

2021-12-01 * ^rent-2022
  Assets:Cash                                        -12000 USD
  Expenses:Rent
    amortize: "12 Months @2022-01-01 / Monthly"

若用上了插件,甚至精确到星期、日,也不算难事。资产折旧也一样,不过是从资产账户流向消费账户、周期不同罢了。

科目突然需要细分,账户如何规划?

如今订阅制大行其道,可能一开始你全部记录到 Expenses:Subscription 中,突然想关注具体分类的支出(如音乐和视频),旧的交易怎么办,新交易又如何记呢?不妨先将 Expenses:Subscription 批量替换为 Expenses:Subscription:Unspecified,然后再建立一些具体科目:

2022-02-01 open Expenses:Subscription:Music
2022-02-01 open Expenses:Subscription:Video

2022-02-21 *
  Liabilities:CreditCard:A                              -10 USD
  Expenses:Subscription:Music

有精力时再将 Expenses:Subscription:Unspecified 逐个地改到新科目下。之所以建立一个 Unspecified 的子账户,是因为当前 Beancount 对涉及非子叶账户(有子账户的账户)的统计上有些小问题,也许未来版本会解决,届时只要把 Expenses:Subscription:Unspecified 替换为 Expenses:Subscription 即可。

也可以尝试一下插件「非子叶账户别名」插件来自动创建 Unspecified 账户。

总结

Beancount 灵活的账户系统和 meta 功能提供了无限可能。尤其是 meta,不仅支持数字和文本,还允许以账户作为值(虽然暂时未想到使用场景)。记账时做到清楚、明确,无论 Beancount 如何发展都可安心。当你最终抵达财富自由的彼岸,账本就是你的航海日记,见证着一次乘风破浪的伟大航行。

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